1. التمهيد
تُعد هذه الشروط والأحكام جزءًا لا يتجزأ من كل عقد أو طلب خدمة أو عرض سعر أو نموذج استلام عينات أو أي اتفاق آخر بين شركة مختبرات حصانة التخصصية، ويشار إليها لاحقًا بـ"المختبر"، وبين العميل طالب الخدمة ويشار إليه لاحقًا بـ"العميل". وتسري هذه الشروط على جميع خدمات الفحص والاختبار والتحليل وسحب العينات – عند الاتفاق على ذلك – وإصدار التقارير أو النتائج أو الشهادات أو الإفادات الفنية ذات الصلة، وذلك وفق نطاق اعتماد المختبر وإجراءاته المعتمدة والأنظمة واللوائح السارية في المملكة العربية السعودية.
2. نطاق التطبيق
تسري هذه الشروط والأحكام على خدمات استلام العينات، تقييم صلاحيتها للقبول، سحب العينات من المواقع عند الاتفاق على ذلك، إجراء الاختبارات والتحاليل المخبرية، إصدار تقارير الاختبار والنتائج، حفظ العينات أو بقاياها والتخلص منها، وإحالة بعض الاختبارات إلى جهات خارجية مؤهلة عند الحاجة. كما تسري على جميع المستندات والنماذج والمراسلات المرتبطة بهذه الخدمات.
3. المرجعية الفنية والتنظيمية
يلتزم المختبر بتطبيق متطلبات نظام الجودة والكفاءة الفنية وفق المواصفة ISO/IEC 17025 في حدود نطاق اعتماده، كما يلتزم باللوائح والتعليمات والتعاميم الصادرة عن المركز السعودي للاعتماد، وباللوائح والاشتراطات والتعليمات التنظيمية الصادرة عن الهيئة العامة للغذاء والدواء والجهات ذات العلاقة كلٌ فيما يدخل ضمن اختصاصه. وفي حال تعارض أي طلب من العميل مع متطلبات الاعتماد أو النزاهة الفنية أو اللوائح التنظيمية، يحق للمختبر رفض الطلب أو تقييده أو تعليقه دون أن يعد ذلك إخلالًا تعاقديًا.
4. التعاريف الأساسية
- العينة: المادة أو المنتج أو الجزء أو الوحدة المسلمة للمختبر أو المسحوبة بمعرفته أو بمعرفة العميل بغرض الفحص أو الاختبار.
- التشغيلة أو الدفعة: كمية من المنتج تم إنتاجها أو تعبئتها أو تجهيزها في ظروف متجانسة ومحددة.
- التقرير: تقرير الاختبار أو النتيجة أو الشهادة أو الإفادة الفنية الصادرة من المختبر.
- سحب العينات: عملية اختيار العينة وأخذها وتعبئتها وتحريزها ونقلها وفق إجراء معتمد.
- الاختبارات الخارجية أو المقاولة من الباطن: الاختبارات التي لا تجرى داخل المختبر ويحال تنفيذها إلى جهة خارجية مؤهلة وفق ضوابط المختبر.
5. قبول طلبات الخدمة
يعد توقيع العميل على عقد الخدمة أو طلب الاختبار أو نموذج استلام العينة أو اعتماده عرض السعر أو إرساله العينة إلى المختبر موافقة صريحة على هذه الشروط والأحكام. ويلتزم العميل بتقديم بيانات صحيحة وكاملة عن العينة تشمل – بحسب طبيعة الخدمة – اسم المنتج، ورقم التشغيلة، وتاريخ الإنتاج والانتهاء، وظروف النقل والتخزين، والغرض من الفحص، والمواصفة أو اللائحة أو المعيار المطلوب القياس عليه. وللمختبر الحق في طلب أي معلومات أو مستندات أو بيانات إضافية يراها ضرورية قبل قبول الخدمة أو أثناء تنفيذها.
6. استلام العينات وقبولها أو رفضها
لا يقبل المختبر إلا العينات التي تستوفي متطلبات الاستلام المحددة لديه. ويجب أن تكون العينة – متى اقتضت طبيعتها – محكمة الإغلاق، سليمة العبوة، واضحة التعريف، ومطابقة لمتطلبات الحفظ والنقل، وغير معرضة للتلف أو التلوث أو التسرب أو الرطوبة أو الحرارة أو الضوء بشكل قد يؤثر في سلامتها أو صلاحيتها للاختبار. وللمختبر الحق في توثيق حالة العينة عند الاستلام، بما في ذلك تصويرها وإثبات أي ملاحظات ظاهرية على العبوة أو الإغلاق أو البطاقة التعريفية أو درجة الحرارة أو الكمية. وإذا كانت العينة في حالة قد تؤثر على صلاحية النتائج، فللمختبر قبولها مع التحفظ أو رفضها، ويثبت ذلك في السجلات أو التقرير أو المراسلات.
7. مسؤولية سحب العينات
الأصل أن المختبر غير مسؤول عن سحب العينات إذا تم أخذها بواسطة العميل أو من يمثله أو أي طرف ثالث لا يعمل تحت مسؤولية المختبر المباشرة. وفي هذه الحالة فإن نتائج الاختبار تنطبق على العينة الواردة كما استلمها المختبر فقط، ولا تعد دليلًا قاطعًا على تمثيلها لجميع الكمية أو الشحنة أو التشغيلة أو السوق أو خط الإنتاج. وإذا تم الاتفاق كتابةً على قيام المختبر بسحب العينة، فإن السحب يتم وفق إجراء معتمد وفي حدود الإمكانات الفنية ونطاق الخدمة المتفق عليه، مع توثيق مكان السحب وتاريخه ووقته وهوية الساحب ووصف العينة وطريقة التحريز والنقل وسلسلة الحيازة متى كان ذلك مطلوبًا.
8. تمثيل العينة وحدود الاستدلال
العينة المختبرة تمثل نفسها فقط ما لم يكن قد تم سحبها أو اختيارها بموجب خطة أخذ عينات محددة ومعتمدة ومذكورة صراحة في التقرير أو المستندات ذات الصلة. ولا يتحمل المختبر مسؤولية أي استنتاجات تعميمية يستخلصها العميل أو أي طرف ثالث على كامل التشغيلة أو الشحنة أو السوق أو عمليات الإنتاج أو التخزين بناءً على نتيجة عينة واحدة، ما لم ينص التقرير صراحة على خلاف ذلك.
9. الكمية المطلوبة ومدة الاحتفاظ
تختلف كمية العينات المطلوبة بحسب نوع المنتج وعدد الاختبارات وطبيعتها ومتطلبات طرق الفحص وإجراءات الجودة واحتياجات إعادة الفحص أو الاحتفاظ المرجعي. ويجوز للمختبر طلب عدد من الوحدات من نفس التشغيلة وتاريخ الإنتاج وبكميات يحددها وفق نوع الاختبارات المطلوبة. ويحتفظ المختبر بالعينة أو بجزء منها – متى كان ذلك ممكنًا – لمدة يحددها وفق طبيعة العينة ونوع الاختبارات وسياسات الحفظ المعتمدة لديه. وما لم يتفق على خلاف ذلك، يجوز للمختبر الاحتفاظ بعينة مرجعية أو بقايا العينة لمدة تقارب ثلاثين يومًا من تاريخ إصدار التقرير أو للفترة التي يقررها بحسب طبيعة المنتج والمخاطر ومتطلبات الجودة، ثم التخلص منها وفق إجراءاته المعتمدة والمتطلبات البيئية والصحية ذات الصلة دون الرجوع إلى العميل.
10. مدة الإنجاز والتسليم
تعد المدد الزمنية المعلنة أو المتوقعة لإنجاز الاختبارات مددًا تقديرية وليست التزامًا قطعيًا، ما لم يتفق الطرفان كتابةً على خلاف ذلك. وتختلف مدة الإنجاز بحسب نوع المنتج وطبيعة الفحوصات وعددها والحاجة إلى تحضيرات خاصة أو اختبارات تأكيدية أو إعادة تحليل أو إحالة خارجية. ولا يبدأ احتساب مدة الإنجاز إلا من تاريخ استلام عينة مطابقة وكافية ومن تاريخ استكمال جميع البيانات والموافقات المالية والفنية. كما لا يكون المختبر مسؤولًا عن أي تأخير ناشئ عن نقص البيانات أو عدم كفاية العينة أو عدم مطابقتها أو طلبات العميل الإضافية أو الأعطال أو الظروف الخارجة عن الإرادة.
11. الرسوم وإعادة الاختبار
تعتمد رسوم الخدمة على نوع العينة وعدد الاختبارات وطبيعتها ومتطلبات السحب أو النقل أو التحضير أو إعادة الفحص أو الإحالة الخارجية أو التقارير الخاصة. وإذا طلب العميل إعادة اختبار عينة سبق إصدار تقرير لها، أو طلب إصدار تقرير جديد أو نسخة إضافية أو تعديلًا غير ناشئ عن خطأ من المختبر، فتستحق رسوم إضافية وفق تسعيرة المختبر النافذة. ولا تبدأ الخدمة أو لا يسلم التقرير – بحسب سياسة المختبر – إلا بعد سداد المقابل المالي المتفق عليه أو الجزء المستحق منه.
12. الاختبارات المحالة إلى جهات خارجية
إذا وافق العميل على إجراء بعض الاختبارات خارج المختبر لعدم توفرها داخليًا أو لأي سبب فني أو تشغيلي، فللمختبر إحالتها إلى جهة خارجية مؤهلة ومناسبة. ويلتزم المختبر – متى كانت الاختبارات محالة خارجيًا – ببيان ذلك للعميل وبإيضاحه في التقرير أو المرفقات أو بأي وسيلة توثيق مناسبة. وتقتصر مسؤولية المختبر في هذه الحالة على حسن الاختيار والتنسيق والتوثيق في حدود المعقول، ما لم ينص الاتفاق على التزام أوسع.
13. تقارير الفحص والنتائج
تصدر التقارير وفق نماذج المختبر المعتمدة وإجراءاته الداخلية ومتطلبات نظام الجودة المطبق لديه. وتعبر النتائج عن حالة العينة وقت الفحص وفي حدود الاختبارات التي أجريت فعليًا وبالاعتماد على البيانات والمعلومات المقدمة من العميل وما تم التحقق منه من قبل المختبر. ولا يجوز للعميل اجتزاء التقرير أو إعادة إنتاجه جزئيًا أو استخدام شعار المختبر أو اسمه أو رقم اعتماده – إن وجد – أو الإشارة إلى الاعتماد بطريقة مضللة أو على نحو يوهم بأن المنتج أو المنشأة أو النظام معتمد أو مصدق عليه من المختبر أو من جهة الاعتماد. كما لا يجوز تعديل التقرير أو العبث بمحتواه أو استخدامه خارج غرضه الفني أو النظامي أو التعاقدي.
14. تسليم التقارير وتداولها
لا تسلم النتائج أو التقارير إلا إلى الشخص المخول من العميل أو عبر القنوات المعتمدة لديه. ويجوز للمختبر إصدار التقرير بصيغة ورقية أو إلكترونية، وله اعتماد وسائل التحقق المناسبة مثل التوقيع الإلكتروني أو الرقم المرجعي أو رمز التحقق. وللمختبر الحق في حجب التقرير أو تعليق تسليمه في حال عدم استكمال المتطلبات الفنية أو المالية أو النظامية.
15. السرية وحماية المعلومات
يلتزم المختبر بالمحافظة على سرية بيانات العميل والعينات ونتائج الاختبارات والتقارير وجميع المعلومات الفنية أو التجارية أو التشغيلية التي يطلع عليها بسبب تنفيذ الخدمة. ولا يجوز للمختبر الإفصاح عن أي معلومات تخص العميل إلا بموافقته الكتابية أو إذا كان الإفصاح مطلوبًا نظامًا أو بموجب أمر قضائي أو طلب من جهة حكومية مختصة أو لأغراض الاعتماد أو التقييم أو التدقيق أو التحقيق من قبل جهة مختصة أو جهة اعتماد أو جهة تنظيمية، أو إذا كانت الإحالة إلى مختبر خارجي ضرورية لتنفيذ الخدمة وفي الحدود اللازمة لذلك. ولا تعد المعلومات التي أصبحت متاحة للعامة دون خطأ من المختبر من قبيل المعلومات السرية.
16. التزامات العميل
يقر العميل بأن العينة المقدمة نظامية ومشروعة وأنه يملك الحق في تسليمها للمختبر وطلب فحصها. كما يلتزم بصحة جميع البيانات والمعلومات والمستندات المقدمة ويتحمل وحده المسؤولية عن أي خطأ أو نقص أو تضليل فيها. ويتحمل العميل مسؤولية أي أضرار أو مخاطر تنشأ عن طبيعة العينة الخطرة أو غير المصرح بها أو عن عدم الإفصاح عن مخاطرها أو متطلبات تداولها أو تخزينها أو التخلص منها. وإذا لم يلتزم العميل بهذه الشروط، فعليه أن يتحمل ما يترتب على ذلك من آثار فنية أو نظامية أو مالية.
17. الحياد والاستقلالية
يلتزم المختبر بأداء خدماته بمهنية وحياد واستقلالية ووفق متطلبات الكفاءة الفنية ونظام الجودة المطبق لديه، ولا يضمن للعميل نتيجة محددة. ولا يجوز تفسير قبول العينة أو استلام الرسوم على أنه تعهد بنتيجة معينة أو مطابقة مسبقة. كما لا يتحمل المختبر مسؤولية أي استخدام تضليلي أو تجاري أو إعلاني للنتائج أو التقارير من قبل العميل أو غيره.
18. حدود المسؤولية
يلتزم المختبر ببذل العناية المهنية الواجبة وفق الأصول الفنية المعتمدة، ولا يضمن – صراحة أو ضمنًا – صلاحية المنتج أو سلامته أو قابليته للتسويق أو اجتياز أي متطلبات تنظيمية مستقبلية خارج نطاق الاختبارات المنفذة. وتقتصر مسؤولية المختبر – عند ثبوت الخطأ أو الإهمال الجسيم – على قيمة الخدمة محل المطالبة أو إعادة إجراء الاختبار، أيهما أقل، ما لم يمنع النظام ذلك. ولا يكون المختبر مسؤولًا عن أي خسائر غير مباشرة أو تبعية أو فوات ربح أو فقد فرص أو أضرار سمعة أو سحب منتجات أو وقف إنتاج أو قرارات رقابية مترتبة على استخدام العميل للتقرير أو على نتائج المنتج نفسه، إلا بقدر ما يثبت أنه ناشئ مباشرة عن خطأ جسيم من المختبر.
19. الشكاوى والاعتراضات
للعميل الحق في التقدم بشكوى أو اعتراض وفق آلية الشكاوى والاعتراضات المعتمدة لدى المختبر. ويجب تقديم الشكوى أو الاعتراض كتابةً خلال المدة التي يحددها المختبر من تاريخ استلام التقرير أو الواقعة محل الشكوى. ولا يترتب على تقديم الشكوى أو الاعتراض وقف آثار التقرير أو تعليق الالتزامات المالية تلقائيًا، ما لم يقرر المختبر أو الجهة المختصة خلاف ذلك. وللمختبر مراجعة السجلات والبيانات والاحتفاظ بالحق في إعادة التقييم أو إعادة الفحص إذا كان ذلك فنيًا ممكنًا ومبررًا.
20. القوة القاهرة
لا يكون المختبر مسؤولًا عن أي تأخير أو إخفاق في تنفيذ التزاماته إذا كان ذلك ناشئًا عن أسباب خارجة عن إرادته، بما في ذلك الكوارث الطبيعية، وانقطاع الخدمات الأساسية، والأعطال الجسيمة، والقيود الحكومية، والحوادث، والأوبئة، وتعذر التوريد، أو أي سبب مماثل لا يمكن توقعه أو دفعه.
21. الاستخدام النظامي لاسم المختبر واعتماده
يحتفظ المختبر بكامل حقوقه في النماذج والتقارير والهوية والاسم التجاري والشعارات والأنظمة والنماذج التشغيلية. ولا يجوز للعميل استخدام اسم المختبر أو شعاره أو الإشارة إلى تقاريره أو اعتماده في الإعلانات أو الملصقات أو المواد التسويقية أو المواقع الإلكترونية إلا في الحدود النظامية وبعد موافقة خطية مسبقة من المختبر. وأي استخدام مضلل أو مجتزأ أو غير مصرح به يخول المختبر اتخاذ الإجراءات النظامية المناسبة.
22. القانون الواجب التطبيق وتسوية النزاعات
تخضع هذه الشروط والأحكام وتفسر وفق الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية. ويسعى الطرفان أولًا إلى تسوية أي خلاف أو نزاع ينشأ عن تفسير أو تنفيذ هذه الشروط والأحكام بالطرق الودية خلال مدة معقولة. فإذا تعذر الحل الودي، تكون الجهات القضائية المختصة داخل المملكة العربية السعودية هي الجهة المختصة بالفصل في النزاع.
23. أحكام ختامية
تشكل هذه الشروط والأحكام جزءًا مكملًا ومفسرًا لأي عقد أو طلب خدمة أو عرض سعر أو نموذج استلام أو تقرير صادر من المختبر. وفي حال بطلان أي بند أو عدم قابليته للتنفيذ، فلا يؤثر ذلك على صحة باقي البنود. ويجوز للمختبر تحديث هذه الشروط والأحكام من وقت لآخر، وتطبق النسخة النافذة على الطلبات الجديدة أو على ما يتم الاتفاق عليه مع العميل. والنسخة العربية هي المعتمدة عند التفسير ما لم يصدر نص ثنائي اللغة ينص على خلاف ذلك.
